Knowledge Management - Sichtweise eines GMP-Inspektors
Im Rahmen des letztjährigen "Equipment Qualification Forum" der ECA stand die Nutzung des ECA Good Practice Guides Qualification and Validation - A guide to effective qualification based on Customer - Supplier Partnership, Version 3.0 im Zentrum.
Autoren und Anwender des Guides erläuterten auf dem Forum den Inhalt und die Anwendungs-Möglichkeiten - und auch in welche Richtung sich der Guide entwickeln könnte. Ein Aspekt, der im Rahmen Validierung/Qualifizierung wichtig ist, ist auch das Wissensmanagement.
Und genau zu diesem Thema referierte Dr. Rainier Gnibl, ein europäischer GMP-Inspektor. Genauer: Die Einbindung von Wissensmanagement in einen Validierungslebenszyklus. Zu Beginn seines Vortrages stellte er erst einmal den Validierungslebenszyklus selbst vor, um anhand dessen auch Begriffe zu definieren (s. Abbildung 1).
Abbildung 1 Validierungslebenszyklus
Aber was ist denn nun Wissensmanagement?
Hier bediente sich Rainer Gnibl der ICH-Leitlinie Q10 zum Thema Pharmazeutisches Qualitätssystem. In diesem Dokument findet sich eine Definition: "systematischer Ansatz, Informationen mit Bezug zu Produkten, Herstellungs-Prozessen und Komponenten zu ermitteln, zu analysieren, zu speichern und zu verteilen". Diese Informationen fließen in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der wiederum dazu führt, dass Prozesse immer im kontrollierten Zustand verbleiben. Er stellte dann den Werkzeugkasten für ein Wissensmanagementsystem vor. Die Basis für Wissensmanagement sind:
- ein pharmazeutisches Qualitätsmanagementsystem
- ein Qualitätsrisikomanagement und
- der kontrollierte Umgang mit Daten ("Data Governance").
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Und wo kommt das Wissen für das System her? Auch hierzu gibt wieder ICH Q10 Hilfestellung. Genannt sind dort:
- Entwicklungsstudien
- Transfer-Studien
- Ggf. Ortswechsel
- Validierungslebenszyklus
- Produkt-Erfahrungen
- Innovationen
- Änderungsmanagement
Als wichtigste Datensysteme sieht Rainer Gnibl insbesondere Systeme an, die "Non-Conformancies" und ungeplante Ereignisse sammeln, sowie Systeme, die Prozesse und die Produktqualität monitoren und bewerten. Als "indirekte Datensysteme", die einen Einfluss haben, sieht Rainer Gnibl noch Systeme an, die die Effektivität des Pharmazeutischen Qualitätssystems bewerten sowie Selbstinspektionen, Audits und behördliche Inspektionen.
Am Beispiel der Frage, die er in einer Inspektion stellen könnte: "Welche Kenntnisse sind kritisch innerhalb des Produkt-Lebenszyklus?" zeigte er dann mögliche Antworten:
- Resultate, die von Systemen kommen mit einem negativen Einfluss auf die QP-Zertifizierung
- Resultate, die von Systemen kommen mit einem negativen Einfluss auf die QP-Deklaration
- Systeme, die kritische Daten erzeugen
- Systeme, die Kosten erzeugen oder gar zu Engpässen bei der Lieferung führen können (Chargen-Zurückweisung, Beschwerden, Rückrufe, Änderungen, "Variations")
Diese Kenntnisse konzentrieren sich quasi "alle" im System für den Umgang mit "Non-Conformancies", so Gnibl. Er nennt hier:
- Das Abweichungsmanagement
- Keine vorbeugende Wartung
- Das Änderungsmanagement (insbesondere hinsichtlich Auftragsherstellern und externen Laboren)
- Out-of-Limit (OOL), Out of Trend (OOT), Out of Specifications (OOS) Ergebnisse
- Beschwerde- und Rückruf-Management
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Indirekt fließen noch ein:
- Die fortgeführte Prozessverifikation (Ongoing Process Verification, OPV)
- Die jährlichen Produktqualitätsüberprüfungen (Product Quality Review, PQR)
Rainer Gnibl ging dann nochmals in einer Übersicht auf den Werkzeugkasten ein, der - über die wichtigsten Datensysteme hinaus - Informationen liefert (s. Abbildung 2)
Abbildung 2 Werkzeugkasten für ein Knowledge Management
Einen weiteren wichtigen Aspekt bezüglich Wissensmanagement sieht Rainer Gnibl im Umgang mit Daten ("Data Governance"). Anhand einer Folie (s. Abbildung 3) verdeutlichte er, wie umfangreich der Umgang mit Daten heutzutage ist.
Das schließt neben den Anforderungen an die GMP-Compliance und an die regulatorische Compliance auch Anforderungen an die ALCOA++-Regeln ein. Wie nahezu immer begleitet auch in diesem Falle ein Qualitäts-Risikomanagement den Umgang mit Daten.
Abbildung 3 Umgang mit Daten
Anhand von drei Fotos zeigte Dr. Gnibl, wie "falsches" Datenmanagement aussieht. Man sieht teilvernichtete Dokumente, auch auf einer Müllhalde.
Und wer ist für das Wissensmanagement verantwortlich? Für Rainer Gnibl eindeutig das "Senior Management". Es sollte seiner Meinung nach "Advokat" sein. Als geeignetes Mittel diese Funktion auszuüben, sieht er die Einbindung des "Senior Managements" im Rahmen der Bewertung des Pharmazeutischen Qualitätssystems im "Management Review".
In seinen folgenden Ausführungen erläuterte er das Wissensmanagement im Lebenszyklus. Beginnend mit der Entwicklung wird durch das Prozess-Design die Basis für die folgenden Qualifizierungs- und Validierungs-Aktivitäten gelegt. Er betont ausdrücklich, dass keine eigentlichen GMP-Compliance Vorgaben für die Forschung und Entwicklung vorgegeben sind. Aber zumindest eine "Gute Dokumentations Praxis", einschließlich einem definierten Umgang mit den Daten ("Data Governance") sieht er als wichtig an. Essentiell ist für ihn der Entwicklungsbericht, der im Sinne eines Wissensmanagement den Transfer von der Forschung und Entwicklung in die Routine begleitet.
Abbildung 4 Falsches Datenmanagement
Das Schwierigste in der Routine ist für Rainer Gnibl die Kommunikation des Wissens. Kurzfristiges Wissensmanagement generiert sich für ihn aus dem Abweichungs- und CAPA-System. Für ein langfristiges Wissensmanagement ist das "Change Management-System" essentiell, auch unter Einbindung von Datenintegritäts-Fragen über alle beteiligten Parteien (Lohnfertigung und -Prüfung) hinweg. Und folgerichtig endet das Wissensmanagement dann auch erst mit dem Ende des Produktes. Aber auch in diesem Fall fließen noch die Ergebnisse der Analysen der Rückstellmuster, sofern vorhanden, die PQR Ergebnisse, die Ergebnisse des laufenden Stabilitätsprogramm (so lange das Produkt noch im Markt ist), die Qualifizierungs- und Validierungsdokumente (so lange das Produkt noch im Markt ist) und die chargenbezogenen Dokumente, einschließlich des Register der QP-Zertifizierung mit ein.
Als großes Problem sieht Rainer Gnibl eine unzureichende Qualitätskultur innerhalb eines Unternehmens an, die zu einem nicht-korrekten Daten-Management führen kann, bis hin zu Daten-Manipulationen.
Richtig kompliziert wird es mit dem Wissensmanagement dann in modernen Lieferketten, wegen der vielen Beteiligten, so Gnibl. Als kritisches Problem sieht er eine schlechte Qualitätskultur an, quasi ein gordischer Knoten, der durchschlagen werden muss, um mit Wissensmanagement arbeiten zu können.
In diesem Zusammenhang ging er nochmal auf Daten-Integritätsfragen ein (ALCOA). Er wendete sich dann dem Annex 15 zu.
Wo wird dort ein auf Risikomanagement basierendes Wissensmanagement angesprochen? Und das ist laut Rainer Gnibl an verschiedenen Stellen der Fall:
- Beim Umfang der Qualifizierungs- und Validierungsaktivitäten
- Bei den Benutzeranforderungen (User Requirement Specification, URS)
- Bei der Identifizierung von kritischen Prozessparametern (Critical Process Parameter, CPP) kritischen Material-Attributen (Critical Material Attributes, CMA), kritischen Qualitätsattributen (Critical Quality Attributes, CQA)
- Bei der Qualifizierung der Lieferanten von Ausgangs- und Verpackungsmaterialien
- Bei Entscheidungen bezüglich einer begleitenden Validierung
- Bei der Festlegung der Anzahl an Validierungschargen
- Bei der Begründung eines Klammeransatzes ("Bracketing Approach")
- Bei der Bewertung von Transport-Bedingungen, die nicht gemonitort werden
- Bei Hilfssystemen mit direktem oder indirektem Produktkontakt
- Bei der Reinigungsvalidierung
- Bei der Begründung der MACO (Maximal Carry Over)-Limits
- Bei der mikrobiologischen und der Endotoxin-Kontamination
- Bei der Festlegung der Anzahl an Validierungs-Chargen
Aber es gibt auch direkte Hinweise auf Wissensmanagement im Annex 15, unter dem Kapitel 2.1. Hier wird in erster Linie auf die Gute Dokumentationspraxis abgezielt, die wichtig in der Unterstützung von Wissensmanagement über den gesamten Lebenszyklus ist.
Abschließend gab Rainer Gnibl noch einen Ausblick auf die Entwürfe zur Annex 11-Revision und zum neuen Annex 22 in Verbindung mit Wissensmanagement.
Die vollständige Präsentation ist auf der Website der ECA verfügbar.
Fazit:
Das ECA Equipment Qualification Forum bot eine Plattform zum Austausch zwischen den Teilnehmenden und den Referenten. Das Thema Geräte-Qualifizierung ist nach wie vor sehr aktuell. Und Wissensmanagement spielt bei der Geräte-Qualifizierung eine wichtige Rolle.
| Der "ECA Good Practice Guides Qualification and Validation" steht Mitgliedern der ECA Validation Group kostenlos zur Verfügung, siehe https://validation.gmp-compliance.org/. Hier können Sie auch die kostenlose Mitgliedschaft beantragen |
Über den Autor:
Sven Pommeranz ... ist seit 1996 bei CONCEPT HEIDELBERG und dort als Fachbereichsleiter für die Themenbereiche Validierung/Qualifizierung und Medizinprodukte verantwortlich.
